Esporta e fai il backup di e-mail, contatti e calendario in file PST di Outlook. Come trasferire indirizzi da Outlook

I contatti, come sai, possono essere trasferiti da una casella di posta all'altra, nonché tra account Windows. Possono anche essere importati ed esportati dal client di posta. Ciò ti consentirà di trasferirli in seguito su un altro computer o anche su un'altra applicazione (come Excel o Blocco note). Oggi parleremo di come trasferire i contatti da Outlook o importarli in questo programma.

Importa ed esporta contatti da Outlook 2016, 2013

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Nelle due release più rilevanti al momento del client di posta, la procedura per il trasferimento dei contatti è molto simile. Innanzitutto, su come funziona l'importazione dei contatti in queste due build di Outlook.

Importa i contatti in Outlook 2016, 2013

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Esporta contatti da Outlook 2016, 2013

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Ora su come funziona la procedura per l'esportazione dei contatti.

Importa ed esporta contatti da Outlook 2010, 2007, 2003

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Ora vediamo come funziona l'importazione dei contatti nelle versioni 2010 e 2010 del client di posta.

Importa i contatti in Outlook 2010, 2007, 2003

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Esporta contatti da Outlook 2010, 2007, 2003

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Questo è tutto per la routine di trasferimento dei dati da e verso Outlook. Tutto ciò funziona in modo molto conveniente grazie a strumenti come il filtraggio dei dati e il supporto per diversi formati di oggetti esportati e importati.

Durante la reinstallazione sistema operativo o un cambio di computer, non vuoi certo perdere i messaggi del tuo client di posta. In linea di principio, non dovrebbero comunque scomparire da nessuna parte, ma i casi sono diversi. Anche se non pianifichi alcuna azione con il tuo computer, è meglio giocare sul sicuro e creare una copia di backup di tutte le tue e-mail.

Come salvare le email in Outlook

Quando si utilizza qualsiasi metodo, i suoi allegati vengono salvati insieme alla lettera, ma è impossibile salvare solo gli allegati senza scrivere un singolo script.

Salvataggio di email specifiche

Il salvataggio selettivo della posta è esattamente il modo in cui di solito si intende il salvataggio di una lettera. È progettato per salvare determinate lettere, ma nulla vieta di salvare tutta la posta in questo modo.

1. Seleziona la lettera che ti serve (clic con il tasto sinistro, come all'apertura) e vai alla scheda "File".

   Seleziona la lettera che ti serve e vai alla scheda "File".

2. Fare clic su Salva con nome.
3. Si aprirà la finestra standard per il salvataggio del documento. Salva la lettera nella posizione di cui hai bisogno.

   Seleziona una cartella e salva la lettera nella posizione desiderata

Come evidenziare più email

Se selezioni più lettere e vai a salvare, tutte quelle selezionate verranno salvate. Ci sono due opzioni per farlo:

• per selezionare più lettere specifiche, fare clic su ciascuna di esse tenendo premuto il tasto Ctrl;
• È possibile selezionare tutti i messaggi in un gruppo utilizzando la scorciatoia da tastiera Ctrl+A (precedentemente fare clic su una delle lettere in modo che il comando di selezione generale venga applicato in modo specifico al pannello con lettere).

Esporta (salva) tutte le email in un file pst

Questo metodo prevede la creazione di un file pst che includerà tutte le lettere e i relativi allegati.

1. Vai alla scheda "File", fai clic su "Apri ed esporta" e apri "Importa ed esporta". In Outlook 2010, il percorso di questa finestra sarà diverso: "File" - "Opzioni" - "Avanzate" - "Esporta".

   Vai alla scheda "File", fai clic su "Apri ed esporta" e apri "Importa ed esporta"

2. Seleziona Esporta su file.

   Seleziona "Esporta in file" nella finestra che si apre e fai clic su "Avanti"

3. Seleziona "File di dati di Outlook" e fai clic su "Avanti"

4. Seleziona la tua casella di posta e seleziona "Includi sottocartelle". Non è possibile esportare da più caselle contemporaneamente.

   Seleziona la tua casella di posta e seleziona "Includi sottocartelle"

5. Selezionare il percorso per il file da creare e fare clic su Fine.

   Seleziona il percorso per il file da creare e fai clic su "Fine"

6. Nella finestra successiva, ti verrà chiesto di impostare una password per il file in fase di creazione. Basta fare clic su OK.

   Fare clic su OK se non si desidera inserire la password ogni volta per accedere alla posta salvata

Dove Outlook archivia le e-mail

Outlook ha il proprio file pst in cui è archiviata tutta la posta. Questo file è simile a quello descritto sopra. Può essere posizionato in luoghi diversi.

Possibili percorsi di file pst per Outlook 2016 e 2013:

• unità:\Utenti\<имя пользователя>
• unità:\Utenti\<имя пользователя>\Roaming\Locale\Microsoft\Outlook;
• unità:\Utenti\<имя пользователя>\Documenti\File di Outlook;
• unità:\Utenti\<имя пользователя>\Documenti\File di Outlook\;
• unità:\Documenti e impostazioni\<имя пользователя>

Possibili percorsi di file pst per Outlook 2010 e 2007:

• unità:\Utenti\<имя пользователя>\AppData\Local\Microsoft\Outlook;
• unità:\Utenti\<имя пользователя>\Impostazioni locali\Dati applicazione\Microsoft\Outlook.

Video: esportazione e importazione di dati di Outlook

Come recuperare le lettere

Molti interpretano due azioni completamente diverse come recupero: importazione da un file pst e recupero di un messaggio eliminato. Descriveremo entrambe queste azioni.

Importazione (ripristino) di email da un file pst

Questo metodo presuppone che tu abbia un file pst. Come crearlo è descritto sopra.

1. Apri la finestra "Importa ed esporta", come durante l'esportazione, e seleziona "Importa da un altro programma o file".

   Seleziona "Importa da un altro programma o file" nella finestra che si apre

2. Seleziona "File di dati di Outlook".

   Seleziona "File di dati di Outlook" dall'elenco e fai clic su "Avanti"

3. Specificare il percorso del file. Se è possibile che i messaggi in Oulook corrispondano ai messaggi del file pst, presta attenzione alle impostazioni e seleziona quella che ti serve.

   Specificare il percorso del file utilizzando il pulsante "Sfoglia ..." e fare clic su "Avanti"

4. Seleziona l'intero "File di dati di Outlook", seleziona l'account in cui desideri esportare le email e fai clic su Fine.

   Seleziona l'intero "File di dati di Outlook", seleziona l'account in cui desideri esportare le email e fai clic su "Fine"

Video: importazione di dati in Microsoft Outlook 2010 da un file pst

Recupero delle email cancellate

Se hai svuotato il cestino interno in Outlook, non sarai in grado di recuperare l'e-mail.

1. Nel pannello delle cartelle, apri "Elementi eliminati". Per visualizzare questo pannello in Outlook 2016 e 2013, fai clic su "Tutte le cartelle" o sulla freccia di diffusione sul lato sinistro della finestra.

   Apri "Elementi eliminati" nel pannello delle cartelle

2. Fare clic con il tasto destro sulla lettera desiderata, selezionare "Sposta", quindi la prima opzione offerta (questa sarà la cartella da cui è stata eliminata la lettera).

   Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla lettera desiderata, selezionare "Sposta", quindi la prima opzione suggerita

3. Se hai Outlook 2010 o 2007, questa opzione non sarà disponibile. Seleziona "Altra cartella" e specifica tu stesso il percorso.

   Seleziona "Altra cartella" e inserisci tu stesso il percorso

Come archiviare le email

In precedenza è stato menzionato il file pst principale di Outlook. Nel tempo, si accumulano sempre più lettere e allegati, in base al quale le sue dimensioni crescono. Per liberare spazio sul disco rigido, puoi abilitare l'archiviazione.

L'archiviazione delle e-mail in Outlook non è divisa in automatica e manuale.

L'archiviazione comporta la trasformazione di una o più cartelle con lettere (all'interno di un file pst) in un archivio. Le cartelle stesse non cambieranno in alcun modo per te, ma tutto ciò che è lì ora e cadrà in futuro verrà compresso.

Possibili problemi con le lettere

Come per tutti i prodotti nella confezione Microsoft Office, Otlook a volte incontra problemi, ma tutti vengono risolti in modo molto semplice. Le ragioni più spesso risiedono nelle impostazioni errate del client di posta stesso.

Outlook contrassegna la posta elettronica come letta

1. Se l'e-mail è contrassegnata come letta, indipendentemente dal fatto che tu l'abbia letta o meno, vai alla scheda File e apri Opzioni.

   Vai alla scheda "File" e apri "Opzioni"

2. Vai alla sezione "Posta" e apri il "Riquadro di lettura ...".

   Deseleziona il primo elemento e fai clic su OK

Outlook non contrassegna i messaggi di posta elettronica come letti

Se i messaggi letti non sono contrassegnati - come nel caso del problema precedente - è necessario recarsi nelle impostazioni dell'area di lettura. Seleziona la casella di controllo "Segna come letto quando viene selezionato un altro messaggio" e premi OK.

Trascina il cursore completamente a destra e fai clic su Avanti

Non modificare nulla nelle finestre successive. Successivamente, riavvia Outlook.

La creazione di backup o il salvataggio di informazioni su supporti aggiuntivi è utile. La posta si perde abbastanza raramente, ma è comunque meglio avere un'assicurazione, soprattutto se i messaggi contengono dati importanti. Prova a salvare periodicamente il file con le lettere, anche se non prevedi alcuna modifica.

Nel tempo, con un uso frequente E-mail, la maggior parte degli utenti forma un elenco di contatti con cui corrisponde. E mentre l'utente lavora con un client di posta, può utilizzare liberamente proprio questo elenco di contatti. Tuttavia, cosa succede se è necessario passare a un altro client di posta elettronica: Outlook 2010?

Per evitare di dover ricreare l'elenco dei contatti, Outlook ha un'utile funzionalità chiamata "Importa". E come utilizzare questa funzione, considereremo in questo manuale.

Quindi, se è necessario trasferire i contatti in Outlook 2010, è necessario utilizzare l'Importazione/Esportazione guidata contatti. Per fare ciò, vai al menu "File" e fai clic sulla voce "Apri". Successivamente, sul lato destro troviamo il pulsante "Importa" e fai clic su di esso.

Successivamente, prima di noi si apre la finestra della procedura guidata di importazione/esportazione, che elenca un elenco di possibili azioni. Poiché siamo interessati all'importazione dei contatti, qui puoi selezionare sia la voce "Importa indirizzi Internet e posta" sia "Importa da un altro programma o file".

Se hai selezionato la voce "Importa indirizzi Internet e posta", in questo caso la procedura guidata di importazione/esportazione ti offrirà due opzioni: importare dal file dei contatti dell'applicazione Eudora e importare da Outlook 4, 5 o 6 versioni, come così come la posta di Windows.

Selezionare la fonte desiderata e selezionare le caselle rispetto ai dati desiderati. Se hai intenzione di importare solo i dati di contatto, per questo è sufficiente controllare solo la voce "Importa rubrica" ​​(come mostrato nello screenshot sopra).

Dopo aver scelto l'azione appropriata, fare clic sul pulsante "Fine" e attendere la fine del processo.

Non appena tutti i dati sono stati importati, apparirà la voce "Risultati dell'importazione" (vedi screenshot sopra), dove verranno visualizzate le statistiche. Inoltre, qui devi fare clic sul pulsante "Salva in Posta in arrivo" o semplicemente "OK".

Importa da un altro programma o file

Se è stata selezionata la voce "Importa da un altro programma o file", sarà possibile importare i contatti sia dal client di posta di Lotus Organizer, sia i dati da Access, Excel o un file di testo normale. Puoi anche importare da versioni precedenti di Outlook e dal sistema di gestione dei contatti ACT!.

Dopo aver selezionato il metodo di importazione desiderato, fare clic sul pulsante "Avanti" e qui la procedura guidata offre la selezione di un file di dati (se stai importando da versioni precedenti di Outlook, la procedura guidata proverà a trovare i dati da sola). Inoltre, qui devi scegliere una delle tre azioni per i duplicati.

Il passaggio successivo consiste nello specificare dove archiviare i dati importati. Dopo aver specificato la posizione in cui verranno caricati i dati, è possibile procedere al passaggio successivo.

Qui la procedura guidata di importazione/esportazione ti chiede di confermare le azioni.

A questo punto, puoi selezionare le caselle per le azioni che desideri eseguire. Se cambi idea sull'importazione di qualcosa, devi solo deselezionare l'azione necessaria.

Anche in questa fase è possibile configurare la corrispondenza dei campi del file con i campi di Outlook. Per fare ciò, trascina semplicemente il nome dei campi del file (elenco a sinistra) nel campo corrispondente in Outlook (elenco a destra). Al termine, fai clic su "OK".

Al termine di tutte le impostazioni, fai clic su "Fine" e Outlook inizierà a importare i dati.

Quindi, abbiamo esaminato come importare i contatti in Outlook 2010. Grazie alla procedura guidata integrata, questo è abbastanza facile da fare. Grazie a questa procedura guidata è possibile importare i contatti sia da un file appositamente preparato che da versioni precedenti di Outlook.

Alcuni utenti del sistema operativo Sistemi Windows, o meglio la sua suite ufficiale di Microsoft Office, fa una semplice domanda. Come importare i contatti in Outlook? Di solito, questo è necessario quando si trasferiscono dati da un computer all'altro o, ad esempio, quando. Il nostro ha deciso di scrivere istruzioni passo passo come importare i contatti in programma di posta prospettiva.

Questa istruzione è universale: dopo averla letta fino alla fine, vedrai quanto è semplice tutto. E puoi trasferire i contatti in qualsiasi versione del programma: Outlook Express, 2003, 2007 e Outlook 2010. L'importante è leggere attentamente l'articolo.

Per importare i contatti, devi prima esportarli. L'esportazione dei contatti da Outlook è un processo semplice, esaminiamolo passo dopo passo. In realtà per questo, non è necessario sapere dove sono archiviati Contatti di Outlook. Tutto può essere fatto attraverso il programma.

Come esportare contatti da Outlook

Impariamo come copiare i contatti da Outlook. Apri Outlook e vai:

File → Esporta e Importa

Seleziona Esporta su file.

Nella voce di menu successiva, è necessario selezionare il tipo di file, i cui valori sono separati da virgole. Questo è un file CSV. Come puoi vedere, qui puoi salvare i dati in un altro formato, ma ti consigliamo di sceglierne uno più comune.

Seleziona una cartella con le destinazioni.

Come importare contatti in Outlook

Quindi, abbiamo un file con i dati del programma. Importiamoli. Ancora:

File → Esporta e Importa

E seleziona Importa da un altro programma o file.

E poiché abbiamo salvato i nostri destinatari in formato CSV, selezioniamo l'elemento appropriato durante l'importazione.

Specificare il percorso in cui si trova il file. E importa i contatti.

Se hai già importato dati in precedenza, molto probabilmente ha senso selezionare la casella "sostituisci i duplicati durante l'importazione". Ora sai come copiare e trasferire contatti da Outlook. Leggi luogo!

Outlook è un programma che fa parte di Microsoft Office, progettato per funzionare con e-mail e lettere. Per non perdere o trasferire lettere dal programma a un altro computer o supporto di terze parti, è possibile salvarle file separato, esporta o archivia.

Salvataggio di un'e-mail in Outlook 2010 e 2013

Dove Outlook archivia le e-mail

Per impostazione predefinita, il programma salva automaticamente tutte le e-mail in un determinato periodo di tempo in un file outlook.pst separato. Questo file si trova in PrimaryDrive:\Documents and Settings\account_name\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook. Puoi copiare e utilizzare questo archivio per i tuoi scopi, ma tieni presente che le ultime lettere ricevute per posta potrebbero non avere il tempo di accedervi. Pertanto, è meglio utilizzare l'esportazione o l'archiviazione manuale per essere sicuri che tutte le lettere siano nel file.

Il file Outlook.pst che contiene tutte le email

Come archiviare le email

L'archiviazione in Outlook è una funzionalità che sposta determinate e-mail in un archivio comprimibile separato per ridurre la quantità di spazio che occupano sul disco rigido. A differenza di un backup tradizionale, che crea una copia degli elementi di Outlook, gli elementi archiviati vengono spostati in un file di dati di Outlook (.pst) separato. È possibile accedere agli elementi archiviati in qualsiasi momento aprendo questo file.

Archiviazione automatica

Di default la funzione si attiva ed espleta le sue funzioni dopo 2, 3 o 6 mesi, a seconda del tipo di lettere. Vedere la tabella seguente per maggiori dettagli.

Tabella: periodo di conservazione di vari dati in Outlook

Dopo la prima sessione di archiviazione automatica, il programma crea un file e una cartella separata per esso. In futuro, potrai aggiungere lettere all'archivio o rimuoverle da solo. L'archivio creato dagli strumenti di Outlook si trova per impostazione predefinita in PrimaryDrive:\User\AccountName\Documents\Outlook Files\archive.pst.

Per configurare autonomamente le impostazioni di archiviazione automatica, attenersi alla seguente procedura:

Archiviazione manuale

Durante l'archiviazione manuale, la cartella Archivio verrà creata automaticamente se non è stata precedentemente creata durante l'archiviazione automatica.

Video: Archivia in Outlook

Scaricare e ripristinare e-mail da archivio e file pst

Se hai un archivio o un altro file con lettere in formato pst, puoi caricare rapidamente tutti i dati da esso al programma. Cioè, usando un file PST, puoi recuperare i dati persi o aggiungerne di nuovi presi da un altro computer:

Video: Migrazione di un database di Microsoft Outlook 2010

Esportazione di lettere

L'esportazione consente di salvare sia le lettere che altri elementi in Outlook in un file non compresso separato in formato pst. Il file risultante può essere utilizzato allo stesso modo di un archivio, ma non sarà necessario decomprimerlo.

1. Nella scheda "File", vai alla sottosezione "Apri".
   Apri la sezione "Apri".
2. Selezionare la funzione "Importa" o "Importa ed esporta", a seconda della versione del programma.
   Premi il pulsante "Importa".
3. Seleziona l'opzione "Esporta file".
   Seleziona l'azione "Esporta file"
4. Specifica che vuoi creare un file pst.
   Specificare il formato pst
5. Seleziona le singole cartelle da esportare, oppure spunta la sezione più in alto e spunta la casella accanto alla dicitura "Includi sottocartelle".
   Specifica quali cartelle esportare
6. Specificare il percorso in cui verrà determinata la posizione per la memorizzazione del file con le lettere esportate.
   Specifica dove salvare il file con i file esportati
7. Se lo desideri, imposta una password per il file, ma questa è facoltativa. Imposta una password per un file
8. Di conseguenza, riceverai un file con il quale puoi trasferire le lettere su qualsiasi computer dotato di Outlook.
   File esportato ricevuto

Come evidenziare le lettere

Per contrassegnare più lettere contemporaneamente per un'ulteriore cancellazione o trasferirle nella sezione "Leggi", tenere premuto il tasto Ctrl sulla tastiera e iniziare a contrassegnare le lettere con il mouse senza rilasciare il tasto.

Se devi selezionare un numero elevato di lettere contemporaneamente, seleziona la prima lettera, quindi tieni premuto il tasto Maiusc sulla tastiera e seleziona l'ultima lettera senza rilasciare il tasto. Verranno selezionate tutte le lettere tra la prima e l'ultima lettera.

Selezione di più email contemporaneamente

Per selezionare tutti i messaggi contemporaneamente, segna una lettera e tieni premuta la combinazione di tasti Ctrl + A, quindi verranno selezionate tutte le lettere che si trovano nella stessa cartella della lettera selezionata.

Salva gli allegati di più e-mail

Alcune e-mail ricevute possono contenere allegati: file, immagini, video, ecc. Puoi salvare gli allegati di ciascuna e-mail a turno, ma c'è un'altra opzione:

Alcuni problemi con le e-mail di Outlook e come risolverli

Nel processo di lavoro con le lettere, possono verificarsi determinati errori o problemi. Per eliminarli, è necessario eseguire determinate azioni.

Le email non lette vengono lette automaticamente

Se le lettere che arrivano alla tua posta vengono automaticamente contrassegnate come "Lette", anche se non le hai aperte, il fatto è che hai abilitato la funzione che mostra che hai letto la lettera se hai una scheda con essa aperta per pochi secondi. Per disabilitare questa funzione, attenersi alla seguente procedura:

Vecchie email non visualizzate

Le lettere lette tempo fa potrebbero non essere più visualizzate nel programma. Per risolvere questo problema, attenersi alla seguente procedura:

Le e-mail da Outlook possono essere esportate o archiviate per creare un file che può essere trasferito su un altro computer o consegnato a qualcuno. Dal file creato sarà possibile ottenere dati utilizzando qualsiasi versione di Outlook, utilizzando l'importazione o la creazione di un elemento.