Установка серверной части системы DIRECTUM. Канцелярия

Компания DIRECTUM объявляет о выпуске версии DIRECTUM 5.5. Новая версия нацелена на выстраивание взаимодействия разных ЕСМ-систем внутри одной организации, реализацию единого процесса от создания документа до согласования с контрагентами, повышение удобства работы в системе. Мы уделили внимание пользователям, разработчикам и администраторам: освежили интерфейс, упростили разработку веб-модулей за счет максимального ухода от.NET, разработали новое решение для межсистемного взаимодействия, а также новый коннектор к 1С.

Современный веб-клиент

В новой версии мы сделали работу в веб-клиенте максимально простой и удобной, обновив интерфейс:

Чтобы разгрузить рабочее пространство пользователя, основные действия, такие как создание, запуск и поиск объектов, перенесены в верхнюю часть проводника:

Кроме того, отказались от ленты. Теперь используется более компактная панель действий:

Как вы заметили, изменился и внешний вид карточек объектов, в частности, закладки перенесены в верхнюю часть экрана.

Подробнее о новинках версии для пользователей см. в видеоролике .

Легкий десктоп-клиент

Десктоп-клиент тоже не остался в стороне. Для более комфортной работы мы обновили цветовую гамму, обложки и иконки:

Чтобы часто используемые папки были в быстром доступе, на верхний уровень и располагайте в удобном порядке. После перехода на новую версию папки, ранее находившиеся на панели папок, автоматически закрепятся на верхнем уровне дерева:

Даже если вы выйдете из DIRECTUM, система запомнит, какие папки верхнего уровня были развернуты.

В каждой организации проводятся информационные рассылки, оповещения сотрудников, в результате чего накапливается множество уведомлений. Чтобы не перегружать папки проводника, уведомления лучше удалять после прочтения. С помощью новой кнопки Прочитать и удалить вы легко с этим справитесь:

Если вы не пользуетесь предпросмотром, можно удалить ссылку на уведомление из его карточки по кнопке Удалить ссылку . Ссылка удалится из папки, из которой уведомление было открыто.

Для комфортной работы на мониторах с высоким разрешением в проводнике.

Кроме этого, мы упростили иконки папок и панель навигации, обновили дизайн схем маршрутов для повышения наглядности: в режиме просмотра упростили состав действий на ленте и убрали сетку выравнивания.

А также изменили вид статусов и убрали занимающие полезное место секунды в колонках с датами. В окне связанных документов теперь можно включить область предпросмотра.

Простая разработка веб-модулей

В версии 5.5 мы сделали упор на упрощение модификации веб-модулей: теперь вы реже будете прибегать к.NET- и JS-разработке, поскольку большую часть доработок для веб-клиента сможете сделать с помощью привычного ISBL.

Вычисления в событиях «Форма-карточка.Показ», «Запись.Открытие», «До выбора», «После выбора», «Набор данных.Открытие» подхватятся автоматически в веб-клиенте. Это значит, что не придется писать вычисления на.NET для скрытия и управления доступностью реквизитов, для фильтрации данных при выборе значения реквизита и открытии справочника.

Часто для выполнения каких-либо действий на стороне клиента с помощью клиентского API веб-доступа требовалось получить значение прикладной константы . Сделать это можно было только с помощью специального веб-сервиса или сценария, отправляя при этом дополнительный запрос на сервер. Сейчас веб-разработчик сможет использовать значение константы в вычислениях, установив флажок Доступна в клиентском API веб-доступа в десктоп-клиенте:

Развитие инструмента разработчика

В предыдущих версиях для выполнения в веб-клиенте ISBL-вычислений с параметрами и возвращаемым результатом требовалось использовать сценарии и функции, которые создавались отдельно от текущей компоненты. В DIRECTUM 5.5 все вычисления хранятся в одном объекте - прикладном методе , у которого есть параметры и возвращаемый результат. обеспечивают простое повторное использование вычислений, упрощая тем самым десктоп- и веб-разработку.

Об остальных изменениях расскажем в следующей статье.

Единый механизм работы с документами

DIRECTUM 5.5 позволит вам организовать весь процесс по работе с документом: согласование внутри компании, отправка контрагентам через систему обмена, контроль возврата документа и хранение в СЭД:

После согласования документа внутри компании автоматически запустится типовой маршрут для отправки документов контрагенту. Функциональность электронного обмена с контрагентами теперь можно легко в любые типовые маршруты с помощью прикладных диалогов и блоков типовых маршрутов.

К тому же, с версии 5.5 техническое решение «Электронный архив финансовых документов» переведено в стандартную поставку DIRECTUM в качестве . В электронном архиве осуществляется хранение документов, согласование первичных учетных документов и подготовка к различным проверкам.

Таким образом, весь процесс по внутреннему и внешнему документообороту будет непрерывным, прозрачным для пользователя и удобным для настройки на каждом этапе.

Отправка и прием документов из систем обмена поддерживаются и в веб-клиенте.

Сам модуль «Интеграция с системами обмена» переименован в «Обмен с контрагентами». Кроме того, реализована работа с организациями, которые работают с несколькими системами обмена, через :

Межсистемное взаимодействие

В крупных компаниях используются бизнес-процессы, связывающие пользователей и объекты головной и дочерних организаций. Например, дочерние компании согласовывают договоры с головной организацией, а головной офис отправляет поручения дочерним компаниям. Чтобы обеспечить прозрачность подобных процессов на уровне всей корпорации, DIRECTUM предлагает новое решение для взаимодействия разных систем внутри одной группы компаний - DIRECTUM Cross-System Interchange (DCI ), или Механизмы межсистемного взаимодействия .

В DIRECTUM 5.5 механизмы DCI позволяют настроить процесс взаимодействия между разными экземплярами системы DIRECTUM, а также организовать не только сквозные бизнес-процессы, но и синхронизацию справочников. В следующих версиях планируется поддержка и других систем:

Новый коннектор к «1С:Предприятие 8»

В версии 5.5 разработан новый коннектор к учетной системе «1С:Предприятие». В отличие от прежнего коннектора, он использует Универсальный механизм обмена данными в формате XML , а также позволяет синхронизировать большие объемы данных из 1С в DIRECTUM в виде XML-файлов, предоставляет разработчику удобный механизм изменения пакета данных с помощью вычислений на языке ISBL, поддерживает загрузку данных в DIRECTUM по ключевым реквизитам и многое другое.

Схема загрузки данных из 1С в DIRECTUM посредством нового коннектора может выглядеть так:

Если в вашей организации уже приобреталась лицензия на коннектор к 1С, лицензия на новый коннектор не потребуется. Поддержка прежнего коннектора продолжится, но развитие функциональности не планируется.

Стабильная связь клиента с сервером сеансов

Улучшена работа платформы IS-Builder в условиях пропадания или полного отсутствия связи между клиентом и сервером сеансов.

Так, при длительном разрыве связи между сервером сеансов и клиентом его сессия теперь не прекращается, а переходит в состояние Нет связи . В этом случае сессия перестает занимать лицензию, по возможности сохраняются блокировки объектов. Пользователь может дождаться восстановления связи или принудительно закрыть клиентскую часть.

Ранее при переходе клиентского компьютера в спящий режим или гибернацию связь с сервером сеансом разрывалась, при возобновлении работы у пользователя возникали ошибки. Теперь сессия будет переходить в состояние Спящий режим , при котором она продолжит занимать лицензию, блокировки объектов сохранятся.

Другие изменения

В истории папки можно увидеть, кто вставил и удалил ссылку на определенный объект.

Если в вашей организации активно ведется прикладная разработка, будет полезна История переноса разработки . Компонента позволяет контролировать перенос разработки, в частности, можно посмотреть список элементов разработки, перенесенных в рамках пакета.

В предыдущих версиях документы по умолчанию открывались на редактирование. Это приводило к тому, что при открытии блокировались и те документы, которые в приложении-редакторе открываются только на чтение. Теперь для каждого формата документа в компоненте Приложения-редакторы можно .

Для преобразования документа в формат PDF можно использовать новый тип преобразования документов - Native2, который обеспечивает высокую стабильность и скорость работы (более чем в два раза быстрее Native), а также не требует установки дополнительного ПО Microsoft Office. Native2 поддерживает популярные форматы Microsoft Office и LibreOffice, совмещает возможности типов преобразования Native и Printer. Кроме того, в DIRECTUM 5.5 используется обновленная версия виртуального принтера NovaPDF, который без ошибок устанавливается в современных ОС Windows.

Ранее было ограничение на уникальность первого символа кода наших организаций, о чем . Из-за этого можно было создать ограниченное число наших организаций. Теперь первый символ кода нашей организации не используется при формировании кода записи справочника. В DIRECTUM 5.5 используется сквозная нумерация.

Добавлена поддержка офисных приложений OpenOffice 4.1.3 и LibreOffice 5.3.4.

Для сервера веб-доступа прекращена поддержка Windows Server 2008, минимальная требуемая операционная система - Windows Server 2008R2.

Исключаем из поставки мобильный веб-доступ. Мобильные приложения DIRECTUM Solo и Jazz значительно развили свою функциональность, через них удобнее работать на мобильных устройствах.

Какая из новинок заинтересовала вас больше всего? Пишите в комментариях!

Впереди вас ждет цикл статей с подробным описанием новинок DIRECTUM 5.5. Ознакомьтесь уже сейчас с полным списком изменений - скачивайте документ «Изменения DIRECTUM 5.5» с сайта поддержки DIRECTUM.

Коротко расскажем о возможностях DirectumRX, позволяющих легко начать работать в системе.

1. Видеоролики

Если вы новый сотрудник или к вам в компанию пришел новичок, то для знакомства с DirectumRX лучше всего использовать видеоролики и справку. Предложите ему выделить в первый день 40 минут на знакомство и дальше еще несколько дней по 15 минут на повторение и изучение разделов справки, с которыми будет работать сотрудник.

Опытному пользователю тоже полезно заглянуть в видео. Оно обновляется по возможностям новых версий и пополняется рекомендациями, например, «Приемы работы с заданиями» или «Задания замещаемого сотрудника».

2. Умная справка

Смело нажимайте F1 в любом месте системы (из списка или карточки и т.д.), и сразу откроется справка по нужной теме. Например, если вы находитесь в списке «Реестр договоров», то откроется раздел справки с его описанием и возможными действиями плюс полезные рекомендации по фильтрации.

3. Виджеты

Кликните на самый верхний уровень «Мой DIRECTUM» и вы увидите область виджетов, они кликабельны и наглядны - каждый сотрудник может настроить виджеты под себя. Совет: переходите с виджета «Мои задания» к списку заданий на сегодня.

4. Папки потоков

У пользователей преднастроены папки , в которые автоматически попадают входящие задания по определенным критериям, их удобно использовать при большом потоке заданий. У сотрудников чаще всего используются папки «На согласование», «На исполнение».

Если вам удобнее работать только с папкой «Входящие», снимите флажок «Скрывать» в области фильтраций. Все задания будут отображаться в одной папке «Входящие»

5. Недавние документы

Список предназначен для поиска документов, которые вы просматривали, изменяли или создавали в течение определенного периода времени. Например, с его помощью можно:

• найти документ, который вы создали несколько дней назад, но не поместили ссылку на него ни в одну из папок;
• получить перечень документов, просмотренных за сегодняшний день;
• посмотреть все документы, с которыми вы работали вчера.

6. Drag"n"Drop

Если к вам пришел документ по электронной почте или вы хотите загрузить документ с рабочего стола компьютера, достаточно открыть нужную папку и перетащить файл из письма или папки с компьютера. Система автоматически откроет карточку, занесет «тело» документа и заполнит поле *Содержание , исходя из наименования документа, вам останется заполнить остальные поля.

7. Никаких дублей при создании входящих счетов

При заполнении полей *Номер счета, *Дата счета, *Сумма, *Валюта и *Контрагент в карточке нового счета происходит проверка на наличие дублей. Если дубли найдены, то появится предупреждение. Для просмотра дублей в карточке входящего счета на вкладке Поиск в группе Дубли нажмите на кнопку «Показать дубли» .

8. Списки - удобнейшая штука

Реестр договоров, входящие счета, документы к возврату - все это списки. Настраивайте и группируйте столбцы, фильтруйте информацию в них по нужным параметрам так, как вам удобно.

Так, отфильтровав список «Реестр договоров» по необходимым критериям, например, *Контрагент, *Состояние или *Категория , мы можем сформировать необходимый нам список договорных документов, а затем выгрузить его в Excel для печати или дальнейшей обработки.

9. Поиск

Не забывайте, что в системе доступен поиск по фрагменту текста для документов, задач, заданий, папок и объектов - используйте поле поиска над списком или закладку Поиск в ленте.

Как говорится «На ошибках учатся». Чтобы не блуждать в поисках ответа, загляните для начала в список часто задаваемых вопросов и ответов, они собраны в и легко находятся в справке по кнопке F1.

Лайфхаки для продвинутых пользователей ждите в следующей публикации. Делитесь своими любимыми советами для новичков в комментариях.

Данная инструкция рассматривает порядок работы с входящими документами (регистрация, визирование, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, электронной почте и подлежащими регистрации.

Регистрация

Регистрация входящей корреспонденции осуществляется в модуле «Канцелярия».

Чтобы зарегистрировать новый документ, делопроизводителю необходимо в разделе «Документы и поручения» нажать на ссылку «Регистрировать входящий документ»:

Откроется новая регистрационно-контрольная карточка, которую необходимо заполнить и сохранить. На закладке «Регистрация» содержатся регистрационные данные: информация об отправителе документа, содержании документа, дате и номере и т.п. Закладка «Регистрация» карточки справочника Входящие РКК выглядит следующим образом:

На закладке «Регистрация» заполняются поля: Журнал, *Дата регистрации, Корреспондент, № документа, Дата документа, Группа документов, Подписал, *Содержание, Способ доставки, *Гриф, Дело и Примечание. Если есть вероятность, что данный документ уже регистрировался, то с помощью ссылки Найти дубли можно найти РКК, совпадающие с данной РКК по значению полей: Дата документа, № документа, Корреспондент.

Если к регистрируемому документу прилагаются сопроводительные документы или приложения, их можно отразить на закладке «Приложения». Для каждого приложения указывается: номер и дата документа, содержание, кол-во листов и т.п.

Занести документ в систему можно с помощью кнопок «Сканировать» (если документ в бумажном виде), «Прикрепить док.» (если документ сохранен в файловой системе компьютера) и «Импорт Outlook» (если документ получен по электронной почте), находящихся в правой части РКК.

Для того чтобы просмотреть, добавить или изменить состав связанных с РКК электронных документов, нужно нажать кнопку «Эл. Документы» в РКК. В результате откроется окно, содержащее связанные с РКК электронные документы. В этом окне можно разместить ссылки на любой документ системы DIRECTUM, например, на приложения к данному документу (обычно они не регистрируются в отдельных РКК) или создать новый документ, который должен быть связан с данной РКК (при этом поля карточки создаваемого документа будут заполняться автоматически).

Передача документа на рассмотрение

Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководителю для вынесения резолюций. Порядок рассмотрения документов при этом зависит от организации работы руководителя в системе. Возможны следующие варианты организации работы руководителя в системе:

Руководитель не автоматизирован

В таком случае документ передается руководителю в бумажном виде. При этом делопроизводителю необходимо заполнить закладку «Местонахождение» в РКК с указанием фамилии руководителя и даты передачи документа на рассмотрение.

Руководитель рассматривает документ, пишет резолюцию на документе, передает бумажный документ делопроизводителю для дальнейшей работы. Делопроизводитель при получении документа отмечает дату возврата на вкладке «Местонахождение», создает новое поручение по РКК (далее в инструкции подробно рассматривается создание поручения), указывает содержание, сроки и исполнителей по поручению в соответствии с вынесенной резолюцией и отправляет поручение на исполнение, нажав в карточке поручения на кнопку «Задача» и выбрав типовой маршрут «Исполнение поручений по РКК».

Руководитель автоматизирован

Если руководитель автоматизирован, рассмотрение им документа проводится в электронном виде. Для этого делопроизводитель на закладке «Регистрация» в поле «Адресаты» указывает одного или нескольких руководителей, которым адресован документ.

После выбора маршрута откроется новая задача на рассмотрение входящего документа. В задачу автоматически вложится документ и РКК, заполнится тема и маршрут. Для отправки задачи делопроизводителю необходимо нажать на кнопку «Старт».

Рассмотрение документа адресатами

Руководителю в папку «Входящие» поступает новое задание на рассмотрение входящего документа. Он рассматривает вложенный электронный документ, заносит резолюцию в текст задания и выполняет его с результатами «Вынесена резолюция» либо «Ознакомился».

1. В случае, если руководитель выполнил свое задание с результатом «Ознакомился», делопроизводителю приходит задание с возможными вариантами выполнения:

• «Помещено в дело» - если документ необходимо поместить в дело, то делопроизводитель в РКК на закладке «Регистрация» заполняет поля Дело и Направлено в дело, помещает бумажный документ в соответствующую папку и выполняет задание с вариантом «Помещено в дело»;
• «Прекратить работы по документу» - если дальнейших работ по документу не планируется.

2. В случае, если руководитель выполнил свое задание с результатом «Вынесена резолюция», делопроизводителю приходит задание для отправки документа на исполнение либо прекращения работ по документу, в зависимости от содержания резолюции.

В случае, если руководитель назначил исполнителей по документу, делопроизводитель открывает РКК, нажимает на кнопку «Поручения», в результате чего открывается карточка нового поручения по документу, которую необходимо заполнить.

Делопроизводитель заполняет карточку поручения, где меняет тип поручения на «Резолюция», также указывает содержание, сроки и исполнителей по поручению, контролера по поручению, если это необходимо, затем сохраняет поручение и выполняет задание с результатом «На исполнение».

После этого исполнители получают задания на выполнение работ по резолюции.

Исполнение поручений

Исполнители, назначенные в поручении, получают задания с вариантами выполнения «Исполнено», «На исполнение» и «Запросить продление срока».

Рассмотрим более подробно каждый из вариантов:

«Исполнено»

Если работы по поручению выполнены, необходимо заполнить отчет об исполнении и выполнить задание с результатом «Исполнено».

«На исполнение»

Если в процессе работы над заданием возникла необходимость отправить поручение для работы другому пользователю, необходимо выбрать вариант «На исполнение».

После выбора варианта «На исполнение» у пользователя будут запрошены параметры нового поручения:

Обязательные параметры для заполнения:

• *Требуется итоговый отчет – выбор из значений Да/Нет. Если указать значение «Да», то после выполнения новыми подключенными исполнителями заданий, исполнителю по главному поручению будет приходить задание на написание итогового отчета. Если указать значение «Нет», то задание на написание итогового отчета ему приходить не будет;
• *Исполнители – выбор одного или нескольких работников организации, для отправки им задания;
• *Текст поручения.

Параметры План.дата и Контролер являются необязательными и заполняются по необходимости.

В результате будет автоматически создано новое поручение по РКК и назначенные исполнители получат задания.

«Запросить продление срока»

В случае, если нет возможности выполнить работы в изначально указанный срок, можно запросить продление срока, указав в тексте задания новый срок и причины продления и выбрав вариант выполнения «Запросить продление срока».

После этого автору поручения приходит задание на согласование нового срока исполнения по поручению. Автор поручения может отказать в продлении сроков, либо продлить их, выбрав один из соответствующих вариантов выполнения.

Рассылка уведомлений по документу

Если документ под одним регистрационным номером необходимо отправить для ознакомления в несколько подразделений или нескольким пользователям, то заполняется закладка «Список рассылки».

• Из списка - можно выбрать заранее созданный список сотрудников.
• По подразделениям - можно выбрать определенные подразделения организации. При этом в качестве исполнителей от подразделения автоматически выберутся руководители данных подразделений.

Дополнительно можно вручную создать список рассылки и сохранить его по ссылке В список.

Будет создана новая задача. После ее старта все пользователи, указанные в списке рассылки, получат уведомления.

Управление деловыми процессами - модуль системы DIRECTUM, позволяющий автоматизировать как движение документов, так и произвольные бизнес-процессы. Модуль обеспечивает:

определение заданий в электронном виде и четкий контроль выполнения (многоуровневая постановка задачи, выполнение которой контролируется на каждой стадии;

свободную и жесткую маршрутизацию (последовательность исполнения задач);

оперативную коммуникацию сотрудников в процессе рабочей деятельности;

поддержку процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow).

Основные принципы работы

В терминах системы DIRECTUM в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача, т.е. некоторый объем работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить.

Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором. Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута.

В процессе выполнения задачи на каждом этапе ее маршрута появляются задания или уведомления участникам процесса либо выполняется заданный сценарий. Сценарий позволяет автоматически совершать различные действия над объектами системы (переносить данные в ERP-систему, изменять состояние версий и стадий жизненного цикла документа, менять записи справочников, автоматически создавать документы и др.).

При "ручном" назначении исполнителей инициатор самостоятельно формирует список исполнителей из пользователей системы. Маршрутизация для выполнения задачи может быть параллельной, последовательной или сложной, когда можно задать последовательно-параллельный маршрут прохождения задачи.

Для управления бизнес-процессами, подлежащими жесткой регламентации или часто повторяемыми, могут быть настроены типовые маршруты. Механизм типовых маршрутов является мощным инструментом для автоматизированного создания задач в соответствии с заданными бизнес-правилами любой сложности. С помощью типового маршрута автоматически задается список исполнителей (в т.ч. на основе ролей), могут заполняться любые поля задачи (например, текст или тема), считывается информация из вложений и связанных объектов (задач, подзадач, электронных документов, справочников).

В системе DIRECTUM выделяется два вида типовых маршрутов - свободные и жесткие, каждый из них формируется определенным набором блоков.

Свободные типовые маршруты позволяют пользователю создавать задачи по определенному шаблону и могут использоваться, например, для часто повторяемых процессов (рассылка приказа по руководителям отделов, подготовка служебной записки и т.д.). Поля задачи, заполненные при выборе свободного типового маршрута, можно скорректировать вручную, изменив исполнителей, сроки, тему задачи и т.д.

Жесткие типовые маршруты используются для строго регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права. Основой жестких типовых маршрутов является описание логики бизнес-процессов, схема которых может динамически изменяться в зависимости от результатов выполнения предыдущих этапов маршрута. Для жестких маршрутов задается расширенный набор возможных этапов за счет использования базовых блоков: появляются условия переходов, сценарии на внутреннем языке, специальные блоки ожидания, мониторинга событий. Для формирования типовых маршрутов также могут использоваться специализированные прикладные блоки. Библиотека блоков содержит несколько десятков разработанных прикладных блоков и постоянно пополняется. За счет этого, в частности, возможна удобная интеграция с ERP-системами (например, создание договора в ERP-системе после согласования и подписания ЭЦП его текста в системе DIRECTUM).

Отправка задач по типовому маршруту возможна как вручную, так и в результате запуска Мастера действий, автоматизирующего определенный участок работы с договорами и организационно-распорядительными документами. Запрошенные мастером действий параметры автоматически подставятся не только в создаваемый документ, но и в параметры типового маршрута. Результатом работы мастера будет документ, созданный на базе документа, а также стартованная от имени пользователя задача.

Для хранения задач и заданий выделены личные папки пользователя.

Папка "Входящие" предназначена для заданий, которые приходят на исполнение пользователю. Папка "Исходящие" содержит задачи, которые создает пользователь. Внутри данных папок пользователь может создать собственные папки для того, чтобы упорядочить и проранжировать объем работ необходимых к исполнению. Также для структурирования задач и заданий могут использоваться сортировка и фильтрация по заданным реквизитам (Тема, Инициатор, Срок и т.д.).

Кроме того, пользователь может создать папки поиска для задач и заданий. Для таких папок определяются критерии поиска, по которым формируется содержимое папки. При этом содержимое папки актуализируется при каждом ее открытии.

Доступный и понятный интерфейс позволяет пользователю легко адаптироваться к работе в системе.

Создание задач и контроль исполнения

Каждый пользователь в системе может инициировать создание задачи, при этом состав участников задачи может быть назначен вручную или с использованием типовых маршрутов.

Кроме того, для задачи могут указываться наблюдатели – условно-пассивные участники задачи, которые не являются исполнителями, но, тем не менее, получают информационные сообщения по ходу выполнения задачи и по желанию могут вмешаться в процесс ее выполнения.

В задачу может быть добавлено любое количество произвольных вложений: электронных документов, папок, задач, заданий и записей справочников системы DIRECTUM. Это обеспечивает удобное открытие объектов системы, в частности, документов, связанных с выполнением работ по задаче, непосредственно из задания, полученного исполнителем.

В ходе работы с карточкой задачи пользователю доступен предпросмотр вложенных в задачу документов. С помощью облегченного представления в окне предпросмотра пользователь может быстро ознакомиться с текстом необходимых для выполнения задачи документов и принять решение о дальнейших действиях по этой задаче.

В тексте задачи и задания автоматически проверяется орфография. Также при проверке орфографии имеется возможность добавлять новые слова в пользовательский словарь.

В ходе следования задачи по маршруту исполнители получают задания, которые помещаются в их папку "Входящие", и выполняют их. Чтобы повысить оперативность выполнения типовых задач (например, рассмотрение договора) исполнитель может использовать в ответе на задачу автотекст (например, "рассмотреть возможность продления договора"). Автотекст настраивается администратором системы или лично пользователем.). Автотекст настраивается администратором системы или лично пользователем.

При необходимости исполнители могут создавать подзадачи, например, для передачи части работ другому исполнителю. При этом содержание подзадач включается в содержание самой задачи. Так образуется многоуровневая структура подзадач, которая по усмотрению пользователя может отображаться в виде цельного текста либо в виде "дерева" с возможностью сворачивания и разворачивания содержания подзадач. Кроме того, дерево задач доступно для любого объекта системы (документа, записи справочника); по дереву задач можно проследить все выполняемые по объекту работы.

Если в процессе выполнения задания сотрудник-исполнитель должен подготовить какой-либо документ, то этот документ вкладывается в задание, после чего любой следующий участник процесса может легко с ним ознакомиться, высказать замечания и т.д.

Каждое задание и каждый его этап могут иметь свой контрольный срок – дату и время, до которого они должны быть выполнены. Если задание не выполнено вовремя, оно автоматически помечается как просроченное (выделяется красным цветом). Кроме того, свой контрольный срок существует и для задачи; инициатор также может быстро найти просроченные задачи.

Возможность установки напоминаний о подходе срока задачи/задания позволяет пользователям запланировать время, когда необходимо вернуться к выполнению или контролю задачи/задания. Напоминание может быть установлено как на конкретные дату и время, так и на относительные (например, через 1 час).

Управление бизнес-процессами подразумевает не только выдачу заданий сотрудникам, но и контроль выполнения задачи. По итогам выполнения всех заданий, если это необходимо, задача возвращается инициатору, и он осуществляет ее приемку (контроль) и, при необходимости, может отправить задачу на доработку.

Инициатор задачи (или его замещающий) в любой момент времени может на закладке "Состояние" или на графической схеме посмотреть, на каком этапе выполнения находится задача, определить исполнителей, задерживающих выполнение работы, и принять соответствующее решение:

• изменить схему движения документов для ускорения процессов;
• назначить другого исполнителя;
• прервать выполнение задания в случае, когда работу необходимо приостановить или отложить (чтобы продолжить в нужный момент) и т.п.

Для удостоверения и гарантии подлинности задач и заданий, а также содержащейся в них информации, может использоваться электронная цифровая подпись.

Электронная цифровая подпись в задачах и заданиях

Инициатор задачи может подписать ее текст ЭЦП для обеспечения подлинности информации.

В процессе выполнения задачи исполнители также могут воспользоваться ЭЦП и подписать свой комментарий в тексте задания (если у исполнителя есть ЭЦП и такая возможность предусмотрена задачей). Более того, инициатор может потребовать от исполнителей обязательного подписания своих заданий при выполнении. В этом случае, если у исполнителя есть ЭЦП, он не сможет выполнить задание, не подтвердив своей подписью достоверность комментария в тексте задания.

Кроме того, пользователи могут настроить для себя автоматическое подписание всех выполняемых ими заданий.

При этом при подписании задачи или задания подписываются только те тексты, которые уже не будут меняться (т.е. не подписываются тексты задач на инициализации и тексты незавершенных заданий).

Подписанные тексты могут быть проверены на достоверность как вручную пользователем, так и автоматически (если это предусматривается настройками системы).

Настройка типовых маршрутов

Являясь реализацией бизнес-ориентированного workflow, механизм типовых маршрутов включает в себя все средства, необходимые для настройки процессов любой сложности. При этом настройку маршрутов может осуществлять непосредственно бизнес-аналитик без участия программиста.

Настройка типовых маршрутов осуществляется с помощью редактора схем типовых маршрутов. Для настройки свободных типовых маршрутов редактор схем максимально упрощен и позволяет в полностью графическом виде задать маршрут задачи: пользователю достаточно разместить на схеме блоки, определяющие задания и уведомления, соединить их стрелками, указать исполнителей и сроки, после чего свободный типовой маршрут может использоваться для создания задач.

Настройка жестких типовых маршрутов обладает более широкими возможностями. В процессе настройки жесткого типового маршрута возможно определение списка типизированных параметров (целое или дробное число, строка, дата, пользователь, роль и т.д.). С помощью этих параметров можно запросить данные у пользователя, обработать их на любом этапе прохождения маршрута, а также изменить ход выполнения маршрута в зависимости от их значения.

На схеме может быть использован широкий набор элементов, состоящий из базовых и прикладных блоков.

Базовые блоки

Набор базовых блоков включает в себя:

• Задание - инициирует отправку заданий или уведомлений исполнителям. Дальнейшее выполнение схемы может быть продолжено только после выполнения задания.
• Уведомление - инициирует отправку уведомлений условно-пассивным участникам задачи (наблюдателям).
• Сценарий - произвольные действия, запрограммированные на встроенном языке ISBL. С помощью этого элемента могут быть выполнены задачи интеграции, администрирования, автоматизации выполнения бизнес-логики системы (например, изменения данных в системе) и т.д.
• Условие - проверяет выполнение заданного условия. Проверка условия может быть задана визуально (структурированно) или с помощью языка ISBL. Условие обеспечивает ветвление процесса в зависимости как от пользовательских действий, так и от не зависящих от исполнителей факторов (например, сумма договора).
• Ожидание - приостанавливает ход процесса на заданное время. Дальнейшее выполнение схемы продолжится после истечения заданного времени ожидания.
• Мониторинг - выполняет с заданной периодичностью проверку на наступление некоторого события, например, появление или изменение объекта в системе (электронный документ, папка и т.д.) или за ее пределами (файл, электронное письмо). Дальнейшее выполнение схемы продолжится после истечения заданного интервала времени ожидания или при наступлении события.
• Подзадача - стартует подзадачу с указанным типовым маршрутом или без него. В зависимости от заданных параметров ожидает завершения подзадачи или нет.

Каждый блок имеет ряд специфичных параметров, настраиваемых особым образом, которые пользователь может задать при формировании схемы маршрута.

Например, в качестве исполнителя задания могут быть указаны не только конкретный пользователь или группа пользователей, но и роль, которая в процессе выполнения маршрута преобразуется в конкретного исполнителя или группу исполнителей. Роль может быть статической или динамической, вычисляемой на основе различных факторов (график дежурств, подчиненность сотрудника, трудоемкость и т.д.).

Срок исполнения указывается в одном из двух вариантов – абсолютный (конкретная дата и время) или относительный (трудоемкость). При указании относительного срока исполнитель увидит абсолютный срок, вычисленный по календарю рабочего времени.

При настройке для задачи могут быть указаны: тема, вложения, параметры, запрашиваемые у пользователя, произвольное количество вариантов результата выполнения задания (например, согласен /не согласен /требуется дополнительная информация) и т.д. Помимо этого, для каждого блока может быть прописана инструкция, которая будет доступна пользователю из карточки задания. В инструкции может быть прописан порядок действий, ссылки на регламентирующие это задание документы и т.д.

Прикладные блоки

С помощью инструмента разработки IS-Builder могут быть разработаны необходимые прикладные блоки типовых маршрутов. Так, разработаны блоки для управления жизненным циклом электронных документов, работы с файловой системой и электронной почтой, публикации документов на порталах, экспорта электронных документов, мониторинга, интеграции с Microsoft SharePoint и другими системами, а также блок извлечении штрих-кода из образа документа и блок преобразования документа в PDF-формат.

Состав прикладных блоков постоянно расширяется как компанией DIRECTUM, так и ее партнерами. Сегодня существует несколько десятков готовых библиотек блоков.

Дополнительные возможности

Удобный графический редактор и отладчик типовых маршрутов позволяют не только оперативно создать маршрут, но и пошагово проверить его, мгновенно скорректировать при необходимости.

Таким образом, настройка типовых маршрутов становится мощным инструментом бизнес-аналитика, который формализовано описывает процессы с помощью широкого набора готовых блоков, используя обычные пользовательские понятия. При необходимости задания специфической логики бизнес-аналитик обращается к программисту, который легко разрабатывает новые блоки. При этом итоговая схема процесса не загромождается программной логикой и остается бизнес-ориентированной.

Анализ бизнес-процессов организации

Механизмы DIRECTUM позволяют получать статистические данные о протекании бизнес-процессов, агрегировать и анализировать их. Результаты анализа используются для оптимизации управления бизнес-процессами. Это позволяет своевременно определить необходимость изменений, четко сформулировать цели и, в конечном счете, добиться максимальной продуктивности оптимизации.

При необходимости проанализировать бизнес-процесс для типового маршрута включается режим сбора статистики. Статистические данные собираются из блоков типового маршрута, благодаря встроенной в блоки функции-регистратора (настраивается администратором). Эти данные преобразуются в форму, удобную для анализа, и дополняются данными из задействованных в процессе документов и справочников, данными о пользователях.

Все собранные данные обрабатываются аналитиком. При этом аналитик может использовать как встроенные отчеты DIRECTUM, так и внешние системы моделирования и анализа бизнес-процессов (ARIS PPM, Business Studio и др.).

Анализ данных позволяет, к примеру, установить, какой этап согласования является самым длительным, в каких отделах нарушались сроки согласования, сколько итераций согласования прошел документ и т.д.

Возможности поиска

Система предоставляет широкие возможности поиска задач и заданий по различным атрибутам (в том числе по содержанию текста задачи).

Существует возможность быстро найти все задачи, связанные с тем или иным электронным документом или записью справочника, чтобы посмотреть, к примеру, маршрут согласования и переписку сотрудников по задаче. Также в системе предусмотрены специализированные папки поиска для задач, аналогичные папкам поиска документов. Администраторами могут быть настроены дополнительные поиски по необходимым критериям.

Инструкции администратора

Инструкция по установке и удалению системы DIRECTUM

Установка серверной части системы DIRECTUM

Установку серверной части необходимо выполнять на компьютере, исполняющем роль сервера базы данных. Сервером базы данных является компьютер, на котором установлена серверная часть Microsoft © SQL Server :

· Шаг 1. Начните установку серверной части системы DIRECTUM. Для этого запустите утилиту развертывания системы DIRECTUM H:\SERVER\SASystemActivator.exe;

· Шаг 2. Окно «Выбор режима работы»:

· выбрать режим работы Восстановление из резервной копии ;

· нажать на кнопку Далее > ;

· Шаг 3. Окно «Параметры соединения с развертываемой системой»:

· в поле *Сервер указать имя SQL-сервера, на который осуществляется установка серверной части системы DIRECTUM;

· в поле *База данных указать имя базы данных. Если такой базы данных еще нет на SQL-сервере, то она будет создана. Если указанная база данных существует, то резервная копия будет восстановлена в существующую базу данных, при этом предыдущее содержимое базы будет утеряно;

· в полях *Пользователь и Пароль указать имя пользователя и его пароль для подключения к SQL-серверу. Пользователь должен обладать правами системного администратора SQL-сервера;

· нажать на кнопку Далее > .

· Шаг 4. Окно «Восстановление из резервной копии»:

При восстановлении на Microsoft SQL Server 2000:

При восстановлении на Microsoft SQL Server 2005 и выше:

При восстановлении на Microsoft SQL Server 2005 и выше, если отключена возможность выполнения хранимой процедуры xp _ cmdshell :

· в поле *Файл резервной копии указать полный путь до файла эталонной резервной копии базы данных системы DIRECTUM. Эталонная резервная копия базы данных системы DIRECTUM находится в одной папке с утилитой развертывания системы DIRECTUM. Если восстановление происходит на локальный SQL -сервер, путь до файла резервной копии будет H :\ Server \ directum . dat ;

· в полях *Файл данных и *Файл журнала транзакций указать полные пути соответствующих файлов базы данных системы DIRECTUM, по умолчанию папка хранения файлов баз данных выбранного SQL-сервера;

· в поле *Полнотекстовый каталог указать полный путь полнотекстового каталога базы данных системы DIRECTUM, по умолчанию папка хранения файлов баз данных выбранного SQL-сервера (данное поле будет доступно только при восстановлении резервной копии на Microsoft SQL Server версии 2005 или выше);

· нажать на кнопку Далее > .

Примечание . Если папки, указанные для хранения файла данных и файла журнала транзакций, не существуют, то утилита развертывания системы DIRECTUM предложит создать эти папки. Папки будут созданы на компьютере, на котором установлен выбранный SQL-сервер.

Примечание . При восстановлении резервной копии на Microsoft SQL Server версии 2005 или выше, рекомендуется включить возможность выполнения хранимой процедуры xp _ cmdshell . Если эта возможность отключена, не производятся проверки параметров восстановления базы данных (файл данных, файл журнала транзакции и т.д.).

· Шаг 5. Окно «Администратор системы»:

· установить галочку Изменить пароль пользователя Administrator , если требуется изменить пароль пользователя Administrator , или этого пользователя еще нет на SQL -сервере;

· в полях *Пароль и *Подтверждение указать пароль предопределенного пользователя Administrator системы DIRECTUM или поставить галочку Пустой пароль для задания пользователю Administrator пустого пароля. При восстановлении резервной копии на Microsoft© SQL Server 2005 и выше пароль пользователя Administrator должен отвечать политике безопасности компьютера;

· нажать на кнопку Далее > .

Примечание . Во избежание несанкционированного доступа к данным, не рекомендуется оставлять пустым пароль пользователя Administrator. Такая возможность оставлена для удобства входа в систему DIRECTUM в период ее начальной настройки. После окончания начальной настройки для пользователя Administrator следует указать не пустой пароль.

· Шаг 6. Окно «Настройки системы»:

· в поле *Код системы указать код системы разворачиваемой базы данных (например, DIRECTUM). Значения полей Служба Workflow и Сервер сеансов оставить без изменений;

· нажать на кнопку Далее > ;

· Шаг 7. Окно «Параметры развертывания системы успешно заданы»:

· ознакомиться со списком изменений, которые будут произведены утилитой развертывания;